เราทราบกันดีว่ากระบวนการที่ดีจะช่วยลดปัญหา เพิ่มคุณภาพของการผลิตซอฟต์แวร์ สร้างการเรียนรู้ในการทำงานให้กับพนักงานในระยะยาว ซึ่งจะช่วยลดต้นทุนทางธุรกิจ นอกจากนี้ กระบวนการที่ดียังช่วยให้เราผลิตสินค้าหรือบริการในสภาวะการเปลี่ยนแปลงของตลาดได้อย่างเหมาะสมซึ่งจะช่วยเพิ่มรายได้ ผลกำไร และชื่อเสียงให้กับองค์กร

ถ้าเรามีกระบวนการ มีเครื่องมือ แต่ไม่มีคนพัฒนา ไม่มีคนใช้ ให้ฟีดแบค และปรับกระบวนการ คุณภาพและความเป็นมาตรฐานก็ไม่สามารถเกิดขึ้นได้

ผู้นำที่จะสร้างและรักษากระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ จึงมีความสำคัญเป็นอย่างมาก

ดังนั้น 5 เคล็ดลับสำหรับผู้นำกระบวนการ ที่จะช่วยนำพาพนักงานในองค์กร ร่วมมือกันพัฒนาและปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่องไปพร้อมๆกัน ได้แก่

1. Objective : เข้าใจวัตถุประสงค์ในแต่ละกระบวนการของ Quality Model and Framework ที่คุณนำมาใช้ในองค์กร เช่น ISO, CMMI
2. Sense of Ownership : สร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของกระบวนการร่วมกันให้กับพนักงาน โดยให้พนักงานมีส่วนร่วมในการสร้างกระบวนการตั้งแต่ต้นจนถึงการรักษาและปรับเปลี่ยนกระบวนการให้ดีขึ้น
3. Learning over Auditing : เน้นการสร้างการเรียนรู้มากกว่าการตรวจสอบกระบวนการ จะช่วยให้ผู้ใช้กระบวนการกล้าแสดงความคิดเห็นและปรับกระบวนการให้เหมาะสมกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้น และเรียนรู้จากตัวอย่างหรือบทเรียนจากกลุ่มอื่นๆ เพื่อสร้างโอกาสให้ทีมงานได้แลกเปลี่ยนมุมมองการปรับกระบวนการผ่านกิจกรรมต่างๆ หรือ community ก็ได้เช่นกัน
4. Measuring and Motivating : สร้างแรงบันดาลใจ และทำเป็นตัวอย่าง ให้ผู้ใช้เห็นถึงประโยชน์ของการใช้กระบวนการ อีกทั้งวิธีการวัดผลเพื่อให้เห็นถึงประโยชน์ทางธรุกิจ คุณภาพและฟีดแบคจากลูกค้า ช่วยให้ผู้ใช้ตระหนักถึงประโยชน์ที่ตนได้รับชัดเจนขึ้น เช่น เมื่อมีกระบวนการแล้วทำให้ส่งมอบงานได้เร็วขึ้น 10 % ปัญหาที่ลูกค้าร้องเรียนลดลง 15% ทำงานล่วงเวลาน้อยลง 10% เป็นต้น
5. Questioning and Creating Environment : การตั้งคำถามและสร้างสภาวะแวดล้อมที่ผ่อนคลายต่อการปรับเปลี่ยนกระบวนการ โดยเน้นที่วัตถุประสงค์ของกระบวนการเป็นหลัก

ผู้นำกระบวนการสามารถนำแนวคิดวิธีการฝึกฝนของญี่ปุ่นที่เรียกว่า Shu-Ha-Ri ซึ่ง ดร.อลิสแตร์ โคเบิร์น (Alistair Cockburn) ได้นำมาใช้เป็นแนวทางในการเรียนรู้และฝึกฝนสำหรับการพัฒนาและส่งมอบซอฟต์แวร์ กับคนทำงานเพื่อให้ได้ใช้และพัฒนากระบวนการร่วมกัน

วิธีการนี้มองผู้เรียนรู้เป็นลำดับขั้น

1. Shu - สำหรับการเริ่มต้น ได้เรียนรู้วัตถุประสงค์และวิธีการทำตามกระบวนการ
2. Ha – สำหรับผู้เริ่มใช้กระบวนการมาสักระยะ นำฟีดแบคและข้อมูลมาพิจารณา และลองปรับกระบวนการให้เหมาะสมกับทีมหรือการทำงานได้มากขึ้น
3. Ri – เมื่อผู้ใช้กระบวนการเข้าใจกระบวนการอย่างลึกซึ้งทั้งวัตถุประสงค์ วิธีการ และประสบการณ์จากการลองปรับเปลี่ยนกระบวนการ ก็จะสามารถตั้งคำถามและลองสร้างกระบวนการใหม่ๆ ของตนเองได้ตามวัตถุประสงค์ หรือเทียบกับ Optimizing ของ CMMI level 5

ดังนั้น เมื่อผู้นำกระบวนการ นำ 5 เคล็ดลับมาใช้ควบคู่กับการสร้าง ฝึกฝนตนเองและพนักงานให้เกิดวัฒนธรรมการเรียนรู้ การปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ องค์กรก็จะได้ทั้งกระบวนการที่มีประสิทธิภาพ เหมาะกับยุคปัจจุบัน อีกทั้งได้พนักงานที่มีความรู้ความสามารถในการขับเคลื่อนองค์กรให้มีคุณภาพและมาตรฐานอย่างยั่งยืน